Tác giả Peter Bregman của trang Havard Business Review có bài viết để khuyến khích mọi người cố gắng giảm thiểu “đa nhiệm” trong hoạt động hàng ngày.
Đa nhiệm, hiểu theo thuật ngữ máy tính là một hệ thống (như Windows) cho phép người dùng chạy nhiều ứng dụng cùng lúc, ví dụ vừa xem phim vừa chat. Ở các máy tính thông thường, CPU chỉ có thể thực hiện một đoạn mã tại một thời điểm, do đó CPU phải thực thi 1 vài dòng mã của chương trình chat rồi lại quay qua chương trình xem phim rồi quay trở lại chương trình chat… Việc luân phiên này cần một thuật toán khá phức tạp và dễ gây lỗi nên cho đến giờ vẫn chưa được Apple hiện thực hóa trên bảng chính thức của hệ điều hành dành cho iPhone, iPad.
Quay lại con người, thực sự thì một lúc mình cũng chỉ làm được một việc mà thôi, và cũng tương tự như máy tính, để “đa nhiệm”, mình cố gắng làm mỗi thứ một chút xoay vòng vòng… Như mọi người thường làm nhất, chính là làm việc riêng: trong một buổi họp, bạn cố tranh thủ vừa nghe ban giám đốc phát biểu vừa soạn một email trả lời cho khách hàng. A lê hấp, bạn gởi email và phát hiện ra là quên file đính kèm, bạn quay lại cố suy nghĩ để viết email xin lỗi và đính kèm file. Xong, bạn phát hiện ra là giám đốc đang chờ bạn trả lời một câu liên quan đến công việc của bạn mà bạn đã bỏ qua mất câu hỏi! Đấy chính là ”đa nhiệm”!
Một nghiên cứu chứng minh là những ai bị sao lãng bởi email hay điện thoại sẽ bị giảm 10 điểm IQ. Điều này tương đương với ảnh hưởng của một đêm mất ngủ hay gấp hai lần tác hại của việc hút cần sa.
Làm nhiều việc cùng lúc, chúng ta tưởng rằng sẽ có nhiều hơn nữa công việc được hoàn thành. Nhưng thực chất, chúng ta bị giảm đi đến 40% năng suất khi làm đa nhiệm. Một nghiên cứu khác chứng minh một người luôn “đa nhiệm” sẽ không lành nghề bằng một người lâu lâu mới “đa nhiệm.” Nói cách khác, chúng ta càng cố làm nhiều việc cùng lúc, chúng ta lại càng nhận được kết quả không mong muốn.
Tác giả đã thử bắt mình trở thành “đơn nhiệm”, khi nào nói chuyện điện thoại, chỉ tập trung vào nói chuyện điện thoại, khi nào viết email chỉ chuyên viết email và khi nào họp thì chỉ tập trung vào nội dung buổi họp. Và tác giả đã nhận ra 6 điều sau:
- Mọi việc trở nên thú vị hơn: Do tập trung vào một việc, bạn có thể nhận ra nhiều điều thú vị mà bạn có thể đã bỏ qua.
- Có một bước tiến dài trong quá trình thực hiện một dự án đầy thử thách: cũng do đầu tư suy nghĩ vào chỉ một dự án, nên sẽ có nhiều sáng kiến nảy ra trong đầu.
- Giảm rất nhiều căng thẳng: Có một bài viết đã nói rằng đa nhiệm không chỉ làm giảm năng suất mà còn làm tăng stress.
- Mất kiên nhẫn đối với những việc làm mất thời gian vô ích: vì đã nhất quyết không làm điều gì khác nên sẽ rất nhanh chán đối với những công việc vô bổ như tham gia một buổi họp dài lê thê không đi đến được kết luận.
- Nhẫn nại một cách đáng ngạc nhiên cho những điều thú vị: không còn bị sao lãng bởi những công việc khác nên bạn sẽ tập trung cho những điều thú vị đến cùng.
- Đơn nhiệm không có mặt trái: không có dự án nào không hoàn thành vì đơn nhiệm, không có những sai lầm đáng tiếc như gởi email thiếu tập tin đính kèm.
Thế vì sao đơn nhiệm tốt như thế nhưng chúng ta không cưỡng lại được cám dỗ của việc đa nhiệm? Tác giả cho rằng có thể do não bộ của chúng ta xử lý nhanh hơn là diễn tiến ngoài đời. Chúng ta có thể nghe và hiểu thông tin nhanh hơn là người nói nói ra. Do đó chúng ta tự hỏi tại sao mình không vừa nghe điện thoại vừa đặt vé cho một chuyến du lịch!
Để cưỡng lại “đa nhiệm”, tác giả khuyên chúng ta nên luyện tập những điều sau:
Đầu tiên, rất rõ ràng, để tránh bị ngắt ngang thì nên tắt những thứ quấy rầy đi. Khi đã quyết định tập trung viết làm thì nên tắt internet đi, nếu không thì bạn sẽ vừa làm bài vừa lướt web. Cũng như khi đang lái xe thì rời xa cái điện thoại, có thể bạn đang đùa giỡn với tính mạng mình và người khác đó.
Thứ hai, là hãy đặt ra những thời hạn (deadline) gắt gao hơn. Không có gì thúc đẩy công việc chạy nhanh bằng deadline. Thay vì phải làm nhiều việc cùng lúc và chấp nhận thời gian hoàn thành dài, bạn cố hoàn thành từng việc dứt điểm trong khoảng thời gian ngắn, bạn sẽ bớt căng thẳng hơn nhiều.
Và cuối cùng, bạn cũng phải chấp nhận là bạn không hoàn hảo nên cũng đừng cứng nhắc quá mà không mở cho nhóc nhỏ một cửa sổ xem phim hoạt hình trong khi bạn đang viết blog nhé!
Bonus: Infographic – Hãy dừng làm nhiều việc cùng lúc và tập xếp thứ tự ưu tiên cho công việc
————
— Phỏng dịch từ Havard Business Review, tác giả Peter Bregman.
